收集完整而準確的基礎數據，是ERP成功實(shí)施的必要條件。實(shí)施ERP并不僅僅是購買(mǎi)和安裝一套軟件，在正式運行之前還有很多工作要做，基礎數據的收集準備就是一項不可或缺的工作。

ERP系統如果沒(méi)有基礎數據的支撐就成了無(wú)源之水、無(wú)本之木，是無(wú)法運行的。且如果支持系統運行的基礎數據是錯誤的或不完整的，那么系統運行后也只能得到錯誤的結果和不完整的信息。因此，基礎數據的準確性可以說(shuō)直接影響到系統能否正常運行，乃重中之重。

對于基礎數據收集的要求就是完整和準確，那么，究竟要準備哪些數據，又如何收集才能達到完整和準確的要求呢？根據我們實(shí)施ERP的經(jīng)驗，以下提供一些參考借鑒。

一、基礎數據支持各自子系統的同時(shí)又滿(mǎn)足系統集成性的要求

ERP系統通常以物流、財務(wù)、制造三大體系為主，各個(gè)體系又分為若干個(gè)小的子系統，同時(shí)三大體系及其下層子系統又是一個(gè)互相集成的整體。因此我們應該根據不同子系統的功能要求和滿(mǎn)足系統集成性的要求來(lái)準備數據。

我們以庫存管理子系統為例來(lái)說(shuō)明該系統的基礎數據準備對該子系統的支持以及對整個(gè)ERP系統的支持作用。庫存管理系統作為整個(gè)物流、制造體系的基礎，一般放在物流體系中，庫存管理中的相關(guān)基礎數據準備尤為重要，它是系統能夠良好運行的保證，也是充分發(fā)揮ERP系統功能――如運行MRP計劃、進(jìn)行預測操作等的前提條件。庫存管理不僅應該確保信息準確，滿(mǎn)足客戶(hù)和市場(chǎng)的需求，還有一項重要任務(wù)是控制庫存存量，加速庫存周轉，降低庫存資金占用，從而降低庫存成本。

1、物料數據

（1）物料定義及編碼

根據ERP系統的通用定義，“物料”是為了產(chǎn)品出廠(chǎng)，需要列入計劃的一切不可缺少的物的統稱(chēng)，不只是原材料或零件，還包括毛坯、在制品、半成品、成品、外購件、包裝材料，甚至還包括工程工具、勞保用品、能源等等的一切物料。

ERP系統要利用計算機的處理速度和處理容量來(lái)處理大規模的數據，因此數據必須規范化編碼，便于計算機識別和檢索。對物料進(jìn)行規范化編碼是為了對物料進(jìn)行高效、有序的管理，同時(shí)，有了規范化的物料編碼也便于在系統中對物料進(jìn)行分類(lèi)、檢索與統計，以及物料信息的交換與共享。

（2）物料數據設置

在ERP系統中，物料最主要的數據都存儲于物料主文件中，該文件集中反映了物料的各種參數、屬性及相關(guān)信息，如物料編碼、名稱(chēng)、分類(lèi)、計量單位、計價(jià)方式等等，因此最先要設置的是物料主文件。所有要在系統里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，以便進(jìn)入該文件后都可以查到。

一般的ERP系統，每一條物料數據都提供了許多關(guān)于該物料的描述參數，用戶(hù)并不一定對每個(gè)參數都要設置，只要設置那些系統運行時(shí)必需的以及對自己進(jìn)行物料管理時(shí)有用處的參數。進(jìn)行物料數據設置時(shí)，有些字段的內容必須由用戶(hù)自己先定義后再從中進(jìn)行選擇。另外一些字段的內容則可以系統提供的可選項里進(jìn)行選擇。對于沒(méi)有可選值的字段內容，用戶(hù)在建立物料記錄時(shí)按實(shí)際值輸入即可。

物料主文件的記錄建立后，才可以在其他數據文件里創(chuàng )建相應的物料數據。

2、倉庫數據

（1）倉庫設置

庫存管理經(jīng)常用到的物料操作都是基于倉庫和庫位的，企業(yè)所有庫存事務(wù)涉及到的倉庫，包括廠(chǎng)內外、租用和銷(xiāo)售網(wǎng)點(diǎn)的庫房，都應納入系統，明確定義。定義倉庫和庫位是企業(yè)定制管理的重要內容。

在設置倉庫時(shí)，要先定義倉庫的類(lèi)型。在制造業(yè)企業(yè)，一般可以設置的倉庫類(lèi)型有：材料庫、產(chǎn)品庫、半成品庫、副產(chǎn)品庫、廢品庫、配件庫等。倉庫數據的設置，可以根據倉庫的不同類(lèi)型來(lái)進(jìn)行，同一種類(lèi)型也可以根據不同的需求設置多個(gè)倉庫。

（2）庫位設置

設置庫位前，可以先對整個(gè)倉庫進(jìn)行分區，即設置庫區。在ERP系統中，庫區的設置主要以物理方位進(jìn)行，如東、西、南、北區，或者根據實(shí)地的劃分，按順序來(lái)分區。

庫位就是指倉庫中物料存放的貨架，在庫區中按地點(diǎn)和功能進(jìn)行劃分，來(lái)存放不同類(lèi)別或處于不同狀態(tài)的物料。如物料質(zhì)檢前后應該分開(kāi)存放，就要設置兩個(gè)庫位來(lái)區分。庫位的設置，可以方便倉庫中對物料的組織，以及出入庫時(shí)對物料的管理。

每個(gè)倉庫都可以設置自己的庫區和庫位。在設置庫位時(shí)，有一個(gè)實(shí)際庫位與邏輯庫位的問(wèn)題。實(shí)際庫位是指在工廠(chǎng)倉庫中實(shí)際存在的庫位，比如一個(gè)個(gè)的貨架，可以當作庫位。邏輯庫位是系統中虛擬設置的庫位，在倉庫中并不一定有，或者庫位的編碼與實(shí)際的情況沒(méi)有一一對應，只是考慮到進(jìn)行庫存管理時(shí)收發(fā)貨的方便，以及銷(xiāo)售分配的合理性而設置的。當然，在實(shí)施ERP時(shí)，庫位的設置最好是與實(shí)際情況相符比較合理，因為這樣使庫存管理更真實(shí)，否則庫位對于庫存管理來(lái)說(shuō)將是一種“黑匣子”的操作方式。

3、庫存交易類(lèi)型

庫存管理的主要內容就是對倉庫中的物料進(jìn)行收發(fā)存的管理。在庫存管理中，每一筆庫存交易都會(huì )產(chǎn)生一個(gè)交易訂單號，便于查詢(xún)與統計。為了使以各種不同的方式出入庫的庫存交易產(chǎn)生的訂單序列號各不相同，設置了庫存交易類(lèi)型參數，該參數能夠控制各種庫存交易產(chǎn)生怎樣的訂單序列號，并能根據不同的設定，對庫存交易訂單做出不同的處理。更重要的是，各種不同的庫存交易類(lèi)型所關(guān)聯(lián)的會(huì )計分錄是不同的，所以系統中要給各種不同的交易類(lèi)型設置相應的會(huì )計事件，這樣在進(jìn)行庫存交易時(shí)所發(fā)生的財務(wù)關(guān)系，會(huì )清晰、自動(dòng)地反映到財務(wù)模塊進(jìn)行相應的結算，保證倉庫中實(shí)物與財務(wù)的統一，物流與資金流的同步。

在同一系統環(huán)境中，如果存在多個(gè)不同結算實(shí)體，而不同單位使用了相同的庫存交易訂單類(lèi)型，也可以通過(guò)控制其所用的序列號參數，使其產(chǎn)生不同的訂單序列號，這樣就可以清楚地區分不同單位使用相同的庫存交易類(lèi)型所產(chǎn)生的訂單。

認識到基礎數據對各自子系統的支持作用及必須滿(mǎn)足系統集成性的要求之后，我們就可以根據此來(lái)收集基礎數據了。當然不同的ERP軟件在系統結構和功能上會(huì )有所不同，收集數據必須同時(shí)依據所選用的軟件來(lái)進(jìn)行，因此采用此方法收集基礎數據要求對ERP及對所選用的ERP軟件都要有所了解。

在收集數據的過(guò)程中。我們不僅要考慮數據對子系統的支持，還要考慮到與其他子系統的集成。拿供應商資料收集來(lái)說(shuō)，我們要注意以下一些細節，以保證整個(gè)系統集成性的要求。

（1）供應商信息需要財務(wù)部門(mén)和采購部門(mén)進(jìn)行核對，保證一致性。

（2）供應商名稱(chēng)為供應商的法定名稱(chēng)，不能只寫(xiě)縮寫(xiě)。

（3）供應商編號，需要確定編碼規則。

（4）供應商地點(diǎn)名稱(chēng)要確定命名規則。

（5）供應商銀行帳戶(hù)和帳戶(hù)編號，當付款時(shí)，用戶(hù)可以比較方便地看到帳戶(hù)信息。

為了保證數據的準確性，必須把這幾條注意點(diǎn)放進(jìn)數據收集表的說(shuō)明部分。

二、基礎數據必須能最大程度地反應企業(yè)的現狀

以上只是提供了收集基礎數據的一個(gè)角度，為了使思路更加清晰，收集時(shí)更加方便快捷，也為了可以互相補充以避免有所遺漏，有必要研究從其他角度來(lái)進(jìn)行基礎數據的收集。

通過(guò)仔細的研究，我們發(fā)現為了支持系統的運行，這些基礎數據必須能夠最大程度地反應出企業(yè)的現狀（或經(jīng)流程重組后企業(yè)將來(lái)出現的狀況），具體地說(shuō)，這些數據給出了企業(yè)內部所擁有的各種資源以及物料及其屬性，給出了企業(yè)的外部資源，給出了企業(yè)工作流程運轉和變化的臨界條件，給出了企業(yè)的標準加工數據和產(chǎn)品結構信息。

有了這些基礎數據，將能夠反應出企業(yè)擁有資源的現狀，生產(chǎn)能力現狀以及工作流程現狀，我們可以據此來(lái)收集基礎數據。

（1）收集企業(yè)內部所擁有的各種資源以及物料及其屬性數據。

（2）收集企業(yè)的外部資源數據。

（3）收集企業(yè)工作流程運轉和變化的臨界條件數據。

（4）收集企業(yè)標準加工數據和產(chǎn)品結構信息數據。

三、結束語(yǔ)

總而言之，認識到基礎數據收集在實(shí)施ERP項目中的地位和作用的同時(shí)，更要注重研究基礎數據收集的具體方法，并且按照數據準備的原則和要求將所需數據收集準確完整，才能保證ERP項目的順利實(shí)施。

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